Práce z domova či jiného vzdáleného pracoviště se v době koronavirové stává nejen čím dál tím oblíbenější, ale především se ze zmíněného trendu stává zcela nový standard, kdy zaměstnavatelé ve velkém snižují kapacity svých kanceláří a počítají s tím, že jejich zaměstnanci budou i v budoucnu alespoň částečně vykonávat svou práci na dálku – ať už ze svého domova nebo třeba „z pláže“.
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění (dále jen „zákoník práce“) v současné době práci z domova upravuje jen velmi okrajově.
Při výkonu práce ze vzdáleného pracoviště je proto vhodné pracovní vztahy ošetřit smluvně, a to buď samostatnou dohodou mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem o výkonu práce v režimu „home office“ nebo dodatkem k pracovní smlouvě
Pojďme si přiblížit, co by mělo v takovéto dohodě o výkonu práce v režimu „home office“ zaznít a na co si dát pozor v případě, kdy chce zaměstnanec dočasně vykonávat práci na dálku ze zahraničí.
Dohoda o výkonu práce v režimu „home office“
Ve vztahu k výkonu práce na dálku dnešní právní úprava pouze stanoví, že na pracovněprávní vztahy zaměstnance, který nepracuje na pracovišti zaměstnavatele, se vztahuje úprava zákoníku práce, s výjimkou úpravy rozvržení pracovní doby, při jiných důležitých osobních překážkách v práci takovémuto zaměstnanci nepřísluší náhrada mzdy nebo platu a nepřísluší mu ani patřičná odměna (popř. příplatek) či náhradní volno za práci přesčas nebo za práci ve svátek.
Dohoda o výkonu práce v režimu „home office“ by měla uvedené skutečnosti reflektovat, přičemž by v ní neměla chybět také povinnost zaměstnance zajistit, aby vzdálené pracoviště splňovalo vhodné podmínky pro výkon práce
V tomto směru by si zaměstnavatel a zaměstnanec měli především ujednat, že vzdálené pracoviště bude mít vhodné vybavení a bude splňovat veškeré požadavky z hlediska předpisů o bezpečnosti práce, bude na něm zajištěna dostupnost zaměstnance na telefonu a na e-mailu, dostatečně kvalitní přístup k internetu či jiným komunikačním technologiím, nebo že na takovémto pracovišti budou přijata vhodná opatření k zamezení přístupu neoprávněných osob k užívaným pracovním prostředkům nebo citlivým informacím.
V neposlední řadě je v dohodě vhodné upravit i problematiku náhrady nákladů spojených s výkonem práce na vzdáleném pracovišti
Zde se obecně doporučuje sjednat určitou paušální částku rámcově odpovídající nákladům zaměstnance spojených se zajištěním toho, aby vzdálené pracoviště splňovalo potřebné podmínky (jako např. vybavení, internetové připojení, náklady na vodu a elektřinu atp.), popř. tyto náklady zahrnout přímo do sjednané odměny za výkon práce dle pracovní smlouvy.
Zaměstnanec by v předmětné dohodě měl rovněž potvrdit svou obeznámenost s pravidly bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a zavázat se k výkonu práce jen v takových prostorách, které odpovídají pravidlům bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Smluvní ošetření problematiky bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v dohodě o výkonu práce v režimu „home office“ je totiž velice důležité tak, aby zaměstnavatel co nejvíce eliminoval riziko vzniku pracovního úrazu na vzdáleném pracovišti a případné odpovědnosti za něj. Výjimku nepředstavují ani smluvní ujednání, podle nichž bude zaměstnavatel oprávněn provést kontrolu vzdáleného pracoviště zaměstnance, za účelem kontroly pracovních podmínek ve vztahu k bezpečnosti práce.
Výkon práce na dálku „z pláže“
Jak smluvně ošetřit práci na dálku v případě, kdy chce zaměstnanec pracovat ze zahraničí? V tomto směru je nutné si dát především pozor na to, aby zaměstnanec práci ze zahraničí vykonával pouze po určitou časově omezenou dobu a nestal se tak v cizině daňovým rezidentem.
Nad rámec shora uvedených skutečností by tedy v případě, kdy zaměstnanec hodlá po určitou dobu pracovat „z pláže“, mělo v dohodě o výkonu práce na dálku zaznít určité časové omezení výkonu práce ze vzdáleného pracoviště tak, aby bylo eliminováno riziko vzniku daňového rezidenství
Současně platí, že zaměstnavatel musí mít vždy přehled o konkrétním místě, v němž se vzdálené pracoviště zaměstnance nachází a jeho specifikace by tak měla rovněž být součástí dohody uzavřené mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem – o to více při výkonu „home office“ ze zahraničí. Pokud se má totiž nacházet plánované vzdálené pracoviště zaměstnance mimo původně sjednané místo výkonu práce, což bude u výkonu „home office“ ze zahraničí pravidlem, mělo by být sjednané místo výkonu práce náležitě upraveno i v pracovní smlouvě.
V neposlední řadě by si zaměstnavatel při svolení k výkonu práce na dálku ze zahraničí měl dát pozor i na případnou povinnost odvádět platby pojistného na sociální a zdravotní pojištění v zahraničí, jelikož v rámci Evropské unie je základním pravidlem odvádět pojistné tam, kde zaměstnanec vykonává svou pracovní činnost
Další skutečnost, která by zaměstnavatele při dlouhodobějším výkonu práce zaměstnance ze zahraničí mohla ovlivnit, je vznik tzv. stálé provozovny v zahraničí. V takovém případě by totiž zaměstnavateli mohla vzniknout povinnost začít platit v zahraničí daně, což by bezesporu nebylo pro zaměstnavatele pozitivní zprávou.
Závěr
Práce „z pláže“ je sice velmi lákavou vidinou pro zaměstnance, zaměstnavatelům však přináší celou řadu rizik a komplikací, což je i hlavním důvodem, proč řada zaměstnavatelů takovýto režim práce na dálku zásadně neumožňuje (zejm. s ohledem na možné nežádoucí dopady v oblasti daní a odvodů na sociální a zdravotní pojištění). Zaměstnavatel totiž podle zákoníku práce zásadně není povinen žádosti zaměstnance o možnost výkonu práce na dálku ze zahraničí jakkoliv vyhovět.
