Právo účastnit se jednání valné hromady a podílet se tím na řízení společnosti patří mezi základní práva společníků obchodních společností. Nedílnou součástí valné hromady je pozvánka, jejímž prostřednictvím jsou společníci informovaní o konání valné hromady a jejím pořadu tak, aby se mohli na zasedání patřičně připravit. Co by měla obsahovat pozvánka na valnou hromadu u společnosti s ručením omezeným a u akciové společnosti?
Pozvánka na valnou hromadu s.r.o.
Ve společnosti s ručením omezeným by podle ustanovení § 184 zákona č. 90/2012 Sb., zákona o obchodních korporacích, v platném znění (dále jen „ZOK“) měla být pozvánka na valnou hromadu písemná a měla by být společníkům doručena nejméně 15 dní přede dnem konání valné hromady.
V pozvánce by neměla chybět informace o místu, datu a hodině konání valné hromady, jakož i informace o plánovaném pořadu jednání. Součástí pozvánky musí být také návrhy usnesení k jednotlivým bodům programu valné hromady, které by měly mít takovou podobu, aby o nich bylo možné bez dalšího hlasovat.
Pozvánka se standardně zasílá na adresu společníka uvedenou v seznamu společníků vedeném společností. Místo konání by mělo být v pozvánce specifikováno dostatečně přesně, tak aby společník neměl obtíže s dostavením se do místa konání valné hromady. Pokud společenská smlouva společnosti umožňuje účast na jednání valné hromady s využitím technických prostředků, musí pozvánka obsahovat i podmínky takové účasti, včetně podmínek hlasování tímto způsobem na valné hromadě.
Pozvánka na valnou hromadu a.s.
V akciové společnosti je způsob svolávání akcionářů na valnou hromadu společnosti mírně odlišný od společnosti s ručením omezeným. Podle ustanovení § 406 ZOK je svolavatel povinen nejméně 30 dní přede dnem konání valné hromady uveřejnit pozvánku na internetových stránkách společnosti a současně ji zastat akcionářům. Pozvánka musí být na internetových stránkách společnosti uveřejněna až do okamžiku konání valné hromady. Akcionářům vlastnícím akcie na jméno je pozvánka zasílána na adresu uvedenou v seznamu akcionářů a akcionářům vlastnícím zaknihované akcie na majitele je pozvánka zasílána na adresu uvedenou v evidenci zaknihovaných cenných papírů.
Obsahové náležitosti pozvánky na valnou hromadu akciové společnosti, které jsou výrazně podrobnější nežli u pozvánky na valnou hromadu společnosti s ručením omezeným, pak stanoví § 407 ZOK.
Podle něho pozvánka musí obsahovat alespoň
(a) firmu a sídlo společnosti, (b) místo, datum a hodinu konání valné hromady, (c) označení, zda se jedná o řádnou nebo náhradní valnou hromadu, (d) pořad valné hromady a specifikaci osob navrhovaných do voleného orgánu společnosti, (e) rozhodný den a vysvětlení jeho významu pro hlasování na valné hromadě, (f) návrh usnesení valné hromady a jeho zdůvodnění, a (g) lhůtu pro doručení vyjádření akcionáře k pořadu valné hromady (je-li umožněno korespondenční hlasování), která nesmí být kratší než 15 dnů. Současně je-li na pořadu jednání změna stanov akciové společnosti, musí pozvánka obsahovat alespoň stručný popis a odůvodnění navrhovaných změn.
Závěr
Pozvánka na valnou hromadu je důležitým dokumentem, který podrobně informuje o konání tohoto zasedání a poskytuje společníkům či akcionářům potřebné informace k tomu se na něj připravit, aktivně se jej zúčastnit a plně využít svého práva. U pozvánky na valnou hromadu rovněž platí, že musí být dostatečně určitá a srozumitelná, přičemž záležitosti neuvedené v pozvánce smí valná hromada projednat jen, pokud s tím souhlasí všichni společníci nebo akcionáři. Místo, datum a hodina konání valné hromady také nesmí nepřiměřeně omezovat právo společníka nebo akcionáře účastnit se valné hromady.
