Proč je to důležité?
Česká republika v červnu 2023 s dvouletým zpožděním přijala zákon o ochraně oznamovatelů provádějící příslušnou EU směrnici (whistleblowing). Zákon nabyl účinnosti již 1. 8. 2023.
Zatímco velcí zaměstnavatelé s 250+ zaměstnanci byli povinni zavést tzv. vnitřní oznamovací systém (VOS) již do 1. 8. 2023, mají středně velcí zaměstnavatelé s 50-249 zaměstnanci čas ještě do 15. 12. 2023.
Co je nutné udělat a co hrozí?
Všichni zaměstnavatelé s 50 a více zaměstnanci musí zejména:
- zavést VOS,
- jmenovat a proškolit příslušnou osobu pro příjem a vyřizování oznámení,
- uveřejnit předepsané informace na svém webu, a
- zajistit splnění dalších povinností spojených s přijímáním a vyřizováním oznámení a ochranou oznamovatelů.
Pro zavedení VOS není nutná žádná sofistikovaná technická platforma, ale stačí mít jen e-mail a telefon. V případě nezavedení VOS může být uložena pokuta až do výše 1 mil. Kč a zaměstnavatelé taktéž mohou čelit individuálním nárokům oznamovatelů při nezajištění požadované ochrany.
Je možné VOS outsourcovat nebo sdílet?
Ano, zaměstnavatel může zvolit mezi externím a interním technickým zajištěním VOS a outsourcovat lze i výkon funkce příslušné osoby. Konečnou odpovědnost ovšem nese vždy zaměstnavatel a ani externí dodavatel Vás rozhodně nezbaví zátěže spojené s vyhledáváním a předáváním informací a související komunikací.
Sdílet společný VOS mohou pouze zaměstnavatelé s max. 249 zaměstnanci. Nicméně sdílení VOS v rámci skupiny bez existence vlastního VOS problematizují některá vyjádření evropských i českých orgánů.
Nebude dál stačit naše lokální nebo skupinová etická hotline?
V naprosté většině případů nebude stávající etická linka nebo podobný mechanismu pro přijímání oznámení splňovat všechny požadavky dle českého zákona.
Zejména v případě skupinového řešení bývá také velmi problematické do nastavení takové linky zasahovat a zajistit splnění specifických českých požadavků. Proto je často efektivnější zavést souběžný minimální VOS vyhovující českému zákonu.
Co obsahuje náš implementační balíček a jak dlouho trvá implementace?
Na základě našich zkušeností doporučujeme jednoduché lokální a interní řešení založené na minimální nutné implementaci požadavků zákona včetně určení vhodného zaměstnance/zaměstnanců jako příslušné osoby.
Pro toto řešení jsme pro Vás připravili minimální implementační balíček, který zahrnuje příslušnou směrnici, povinnou informaci ke zveřejnění na webu, poučení a proškolení pro příslušné osoby a související doplnění GDPR dokumentace, a to včetně komplexní právní podpory při implementaci. Na samotnou implementaci si rezervujte ideálně 2 týdny.
V případě Vašich dotazů nebo zájmu o implementační balíček, prosím, kontaktujte advokáty Eversheds Sutherland.
